Cách giảm chi phí khi tổ chức sự kiện từ thiện

Khi nói đến việc tổ chức sự kiện từ thiện, phần lớn những gì bạn làm được quyết định bởi ngân sách. Với các sự kiện và hội thảo từ thiện, tất cả chỉ nhằm tối đa hóa số tiền có thể trực tiếp đến sự nghiệp trong khi điều hành một sự kiện lớn. Không cần phải nói rằng bạn muốn sự kiện này trở nên tuyệt vời và thu hút người tham dự với những ý tưởng mới lạ nhưng bạn không có chi tiêu tương tự như một sự kiện của công ty.

Chìa khóa với các sự kiện từ thiện là duy trì chất lượng và đảm bảo sự kiện được tham dự tốt, nhưng cắt bỏ mọi chi phí không cần thiết để đảm bảo phần lớn số tiền đến tay những người cần nó nhất. Với ngân sách hạn hẹp, bạn buộc phải sáng tạo hơn. Đây là một cái gì đó chắc chắn có thể làm việc để lợi thế của bạn. Các sự kiện tốt thường là những sự kiện làm điều gì đó khác biệt và khiến người tham dự bất ngờ.

Cuối cùng, đó là về việc đạt được sự cân bằng hợp lý giữa việc tăng lượng người tham dự và giảm chi phí. Trong hướng dẫn của chúng tôi, chúng tôi chỉ cho bạn cách bạn có thể tổ chức một sự kiện từ thiện tuyệt vời với ngân sách.

Lập kế hoạch ngân sách chi tiết

Quản lý vi mô ngân sách sự kiện của bạn là cực kỳ quan trọng. Dành một hoặc hai giờ để động não tất cả các hoạt động có thể có liên quan đến sự kiện của bạn và xác định bất kỳ chi phí ẩn nào bạn có thể gặp phải và cũng là những yếu tố này. Khi bạn có càng nhiều thông tin càng tốt, sẽ rất hợp lý khi tính điểm hòa vốn của sự kiện. Biết điểm này sẽ cho bạn ý tưởng tốt hơn nhiều về việc bạn cần bán bao nhiêu vé để kiếm lợi nhuận và có thể phục vụ như một kiểm tra thực tế rất cần thiết. Sau đó, khi bạn tiếp tục lên kế hoạch cho sự kiện của mình, hãy ghi chú chi tiết mọi chi phí. Được tỉ mỉ với chi tiêu là điều cần thiết. Khi bạn nhận thức được tất cả các chi phí bổ sung tiềm năng, sau đó bạn có thể dự án chi phí chính xác hơn và đảm bảo bạn tham gia vào ngân sách.

 

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện từ thiện phù hợp

Khi nói đến việc chọn một địa điểm cho sự kiện từ thiện của bạn phải cởi mở và linh hoạt nhất có thể. Bạn càng có nhiều thời gian để bắt đầu nghiên cứu và tham quan các địa điểm tiềm năng thì càng tốt. Lập kế hoạch sớm có nghĩa là bạn có thể điều tra tất cả các tùy chọn và tìm kiếm tùy chọn rẻ nhất đáp ứng nhu cầu của bạn. Bạn càng để lại nó, bạn sẽ càng thấy nó đắt hơn. Hỏi một loạt các địa điểm về tính sẵn có và chi phí. Nếu bạn có thể chia sẻ với họ một vài ngày khác nhau, bạn có thể khám phá ra một lựa chọn hợp lý hơn nhiều.

Luôn luôn cố gắng và trực tiếp đến địa điểm và đừng ngại hỏi trực tiếp địa điểm nếu có bất kỳ cách nào bạn có thể giảm chi phí thuê. Nhiều địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có thiết bị AV và hệ thống PA được bao gồm trong chi phí thuê phòng nhưng đáng để kiểm tra chính xác những gì được bảo hiểm. Hãy chắc chắn kiểm tra bất kỳ chi phí bổ sung như trả tiền cho một kỹ thuật viên.

 

Tổ chức sự kiện từ thiện của bạn tại một thời điểm phải chăng

Với nhiều địa điểm tổ chức sự kiện, bạn sẽ thấy rằng các sự kiện vào giữa tuần là rẻ nhất cho đến nay. Tùy thuộc vào loại sự kiện, xem xét sử dụng địa điểm Đại học. Nhiều người trong số họ, như Logan Hall của 20 Bedford Way , có cơ sở vật chất tuyệt vời, tính sẵn có tốt (thường được thông báo ngắn) và giá cả phải chăng, khiến chúng trở nên lý tưởng cho các sự kiện từ thiện.

 

Tận dụng tối đa kỹ thuật số

Tiết kiệm chi phí in ấn bằng cách đi kỹ thuật số. Và có, điều đó có nghĩa là giữ mọi thứ để làm với sự kiện của bạn trực tuyến. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để quảng bá và công khai sự kiện của bạn, tăng hoạt động trực tuyến của bạn trong thời gian tới ngày trọng đại. Tận dụng các liên hệ và mạng hiện có của bạn để chia sẻ sự kiện của bạn và khuếch đại bất kỳ thông điệp tiếp thị nào. Một khi điều này đã hết thì hãy tiếp cận với những người có ảnh hưởng rộng lớn trong lĩnh vực của bạn và yêu cầu họ chia sẻ sự kiện của bạn với những người theo dõi họ. Danh sách email và các nhóm LinkedIn và Facebook có thể được sử dụng để liên lạc với những người tham dự trước sự kiện – hãy nhớ gửi nhiều lời nhắc mà không cần spam. Bạn sẽ ngạc nhiên về số tiền bạn tiết kiệm được bằng cách cắt ra in ấn. Ngoài ra còn có một số trang web danh sách sẽ thay mặt bạn chia sẻ chi tiết về sự kiện của bạn.

Xem thêm: những ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện

 

Related Posts

Add Comment